Slik lykkes Avfall Norge med sine arrangementer ♻️

«Kundereisen på arrangementer ble smidigere, tid ble spart og prismodellen gir fleksibiliteten som vi ønsker oss» 

Vi har tatt en prat med Sara Wilsgaard som er medlemsansvarlig i Avfall Norge.

Bilde: Avfall Norge
Fra venstre: Marie Hesselberg, Anna Fagerheim, Sara Wilsgaard, Stine Thorp og Håkon Bratland. 

Avfall Norge er en interesseorganisasjon for hele gjenvinningsbransjen, og representerer over 200 ulike virksomheter innen avfallshåndtering, gjenvinning og resirkulerte råvarer. Deres hovedmål er å bidra til at samfunnet når de nasjonale målsettingene i avfallspolitikken og ambisjonen om en mer sirkulær økonomi. 

Avfall Norge tilbyr medlemmene en rekke kurs, webinarer og seminarer. Det viktigste arrangementet, Årskonferansen, samler over 1000 deltakere.

- Vi har et veldig høyt aktivitetsnivå når det gjelder arrangementer, og har opptil flere arrangementer i uken. Det som er avgjørende for vår drift er å ha en påmeldingsløsning som fungerer effektivt, raskt og sømløst.

Behov for en smidig påmeldingsløsning 

Å arrangere ulike typer arrangementer er en del av kjernevirksomheten til Avfall Norge, og ifølge Sara er det essensielt med et system som er brukervennlig for alle de involverte og kan snakke med deres andre systemer.  

- Tidligere brukte vi et annet påmeldingssystem som vi opplevde ikke var i tråd med våre behov. Systemet var vanskelig å bruke og hadde en prismodell som ikke passet oss. Da utgangen av årslisensen nærmet seg var det naturlig å se på andre alternative løsninger. 

Deres krav til ny løsning var å kunne samle alle arrangementene under en plattform, få en mer sømløs integrering med andre systemer, og det var viktig at systemet ikke krevde alt for mye opplæring til andre ansatte i organisasjonen. Økonomiavdelingen ønsket en oversikt over inn- og utbetalinger av faktura, mens daglig leder ønsket å raskt kunne sjekke status og resultat over de ulike arrangementene. Effektiv support var også et viktig punkt på ønskelisten.

Beslutningsprosess

Sara samlet sammen en prosjektgruppe som skulle undersøke hva som fantes på markedet av påmeldingsløsninger for arrangementer, og til slutt kom de over Checkin som var referert i et nyhetsbrev en kollega abonnerte på.  

- Vi tok kontakt med Checkin, og ønsket å teste ut systemet, og ble møtt med veldig god service og imøtekommenhet fra Christian i Checkin. Han har vært vår kontaktperson hele veien. Det at vi kunne teste ut Checkin på ett av våre arrangementer før vi besluttet noe var helt avgjørende for oss.  

Prosjektgruppen bestemte seg for å teste ut Checkin i et par måneder, og besluttet at løsningen passet perfekt til deres behov.  

- Vi likte Checkin godt fordi vi kunne ta i bruk løsningen umiddelbart. Samtidig som vi brukte vår gamle løsning, testet vi ut Checkin parallelt, og opplevde at bruken var veldig intuitiv og enkel. Siden vi har veldig stor variasjon i type arrangement syntes vi også at Checkins prismodell passet til vårt behov.  

Gjennomføring

- Vi er flere som jobber med det samme i Avfall Norge, og da er det veldig viktig at systemet er enkelt å bruke og lett å lære seg. Vi har nå mulighet til å gjøre mest mulig rundt våre arrangement selv, og har nå for eksempel tatt kontroll over registrering og innsjekk til vår årlige årskonferanse som tidligere ble utført av et eventbyrå. 

Avfall Norge har fått flere superbrukere av Checkin som betyr at de kan avlaste hverandre på oppgaver og bistå økonomiansvarlig med å få oversikt over inn- og utbetalinger av faktura og sende kreditnota til deltakere.  

Resultat 

Avfall Norge sparer nå tid brukt på oppsett av deres arrangementer, og ved at flere i organisasjonen kan bruke løsningen har det blitt enklere å fordele oppgaver og bistå hverandre i planleggingen av arrangementene.  

Integrasjon mellom Checkin og deres andre løsninger som Zoom, MailChimp og nettside har også resultert i en mer sømløs kundereise for deres medlemmer.   

- Det skal mye til for å finne et bedre tilbud enn Checkin, både som løsning og på support. Jeg har ikke opplevde bedre service enn det jeg har fått hos Checkin - det krever litt for å slå Checkin på det.   

Arrangerer du egne kurs og konferanser, og er på jakt etter et påmeldingsløsning?
Lag en gratis arrangørkonto på Checkin, og test ut.